Gerir um condomínio exige do síndico saber lidar com problemas e imprevistos.
Por mais que o planejamento de funções e rotinas de trabalho seja bem-feito, volta e meia será necessário contornar adversidades de maneira rápida e objetiva, a fim de não prejudicar o bem-estar dos moradores.
Se você é síndico ou administrador de condomínio e também está tendo dificuldade para lidar com esses contratempos recorrentes, neste artigo vamos te mostrar 5 problemas comuns em condomínios e o que o síndico pode fazer nestes casos para contorná-los.
Acompanhe o artigo até o final e confira nossas dicas.
5 problemas comuns em condomínios
Todo condomínio passa por problemas e contratempos. Não há como evitar. No entanto, a forma como os problemas são contornados, evitados ou resolvidos é o que diferencia uma boa gestão de outra nem tanto assim.
Para que sua gestão faça parte desse primeiro grupo, confira cinco dificuldades comuns em condomínios e como contorná-las.
1. Má gestão financeira
A gestão financeira é o pilar de uma boa gestão. Quando essa parte vai mal, todo o resto fica comprometido e, em algum momento, outros problemas começam a surgir.
Moradores vão começar a reclamar da falta de orçamento para investir nos serviços do condomínio, os salários dos funcionários podem atrasar (gerando insatisfação na equipe), ou mesmo pode faltar dinheiro para contratar funcionários, realizar manutenções, comprar equipamentos, entre outras coisas.
As palavras de ordem para evitar essa situação são: planejamento e organização!
Planeje e preveja todas as possíveis receitas e despesas no prazo mais longo possível, e adote estratégias para cumprir esse planejamento, seja atacando a inadimplência, negociando antecipadamente compras e aquisições e fazendo o possível para manter as contas na rota planejada.
Já com relação à organização, o mais importante aqui são as anotações e registros. Tudo o que entra e sai do caixa do condomínio tem que ser registrado. Isso garante organização e traz transparência para sua gestão. E não estamos falando só das grandes despesas, mas de todas.
Acredite, isso faz diferença!
2. Falta de tecnologia e boas ferramentas de trabalho
Uma boa gestão precisa de boas ferramentas. A maioria dos problemas comuns em condomínios são causados pela falta de investimento em tecnologia e ferramentas adequadas de trabalho.
Pesquise e converse com os funcionários do condomínio, para se certificar de que eles tenham à disposição as melhores ferramentas de trabalho para exercerem suas funções adequadamente.
A falta de EPIs, por exemplo, pode comprometer a segurança de sua equipe e ainda gerar consequências legais e trabalhistas para o condomínio.
Também é importante fazer essa pergunta a si mesmo. Boas ferramentas de gestão também são muito importantes para a organização do trabalho do próprio síndico.
Hoje existem inúmeros softwares e plataformas de gestão condominial especificamente focados em produtividade, organização e automação. Esses recursos podem e devem ser utilizados para ajudar nas demandas de gerenciamento do condomínio.
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3. Funcionários pouco capacitados
Em qualquer tipo de gestão, funcionários mal treinados são sempre um problema. Em um condomínio, não é diferente.
E aqui estamos falando desde habilidades técnicas para suas funções, até a postura diante do trabalho e no trato com os moradores.
A solução para isso começa lá atrás, com o processo de seleção. Ao selecionar e analisar possíveis candidatos, avalie tanto o que esse profissional já traz de bagagem quanto seu perfil pessoal e sua capacidade de aprender.
Após isso, outro ponto é a atenção e a supervisão do síndico para acompanhar a execução dos serviços do condomínio e perceber possíveis pontos de melhoria. E agir sobre eles.
Finalmente, não economize tempo nem dinheiro na qualificação e no aperfeiçoamento de sua equipe. Esse é um dos melhores investimentos que você pode fazer pelos moradores e pela sua própria gestão.
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4. Faltas dos funcionários
Mesmo quando um funcionário do condomínio falta sem justificativa (e sem avisar), esse problema acaba caindo no colo do síndico.
Dependendo da função do funcionário faltante, é crucial que o síndico tome providências com agilidade, pois algumas horas sem determinados funcionários (o porteiro, por exemplo) já podem colocar em risco o bem-estar dos moradores, assim como a segurança e o bom funcionamento dos serviços do condomínio.
Para lidar com as faltas, algumas medidas são importantes:
- Mantenha um bom canal de comunicação com sua equipe e, para isso, estabeleça um procedimento padrão para avisos de faltas e emergências. Dessa forma, fica mais fácil se programar para eventuais substituições.
- Prefira contratar funcionários com indicação. Ao conhecer melhor o histórico do candidato, é possível ter mais segurança quanto ao nível de comprometimento desse profissional.
- Tenha equipes preparadas (e treinadas) para eventualidades. Não estamos falando aqui de sobreposição de funções, mas sim de funções semelhantes sendo capazes de suprir uma situação de emergência.
Nesse contexto, a terceirização de serviços é a melhor alternativa para resolver de uma vez o problema das faltas. Caso um funcionário falte, a prestadora fará a substituição imediata do profissional. Uma preocupação a menos para o síndico.
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5. Comunicação ruim
Uma boa comunicação possibilita resolver mais facilmente todo tipo de problema.
Como síndico, é sua função estabelecer um bom diálogo com funcionários e moradores, além de gerenciar esses grupos diante dos problemas, sendo um agente apaziguador.
Manter um bom diálogo com seus funcionários facilita a rotina do dia a dia, previne a ocorrência de problemas, além de facilitar a resolução de outros.
Além disso, caso surjam emergências, é preciso que o síndico tenha um canal de comunicação rápido e eficiente, capaz de localizar e notificar as pessoas certas da sua equipe, para uma rápida resolução do problema.
Já com os moradores, uma boa interlocução pode facilitar a sua gestão. Quanto mais eficiente for sua comunicação, maior será a compreensão dos moradores de suas obrigações e responsabilidades, e menos problemas serão gerados.
Conheça boas práticas na gestão de condomínios, baixando gratuitamente o nosso “Guia do Síndico”.
Como a terceirização ajuda a resolver problemas comuns em condomínio?
Tanto os 5 problemas listados neste artigo quanto todos os outros presentes no dia a dia de um condomínio podem ser resolvidos ou evitados com organização, planejamento e o comprometimento de todos.
No entanto, nenhuma solução resolve melhor os problemas comuns em condomínios (facilitando a vida do síndico) do que a terceirização de serviços.
Isso porque, ao dar esse passo na sua gestão, várias obrigações que antes ficavam a cargo do síndico passam a ser responsabilidade da empresa contratada: obrigações trabalhistas, treinamento de funcionários, substituições em caso de faltas, aquisição de materiais e equipamentos de EPI…
Sem contar a economia financeira, tanto com processos de seleção e contratação de funcionários quanto despesas trabalhistas e previdenciárias, como férias, INSS, 13º, abonos, vales-transporte, já que o profissional é contratado pela prestadora, não pelo condomínio.
Além disso, a terceirização dos serviços otimiza o tempo e facilita a gestão do síndico, beneficiando os moradores, que passam a contar com mão de obra especializada, treinada por uma empresa que é especialista nessas atividades.
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Esperamos que as dicas contidas neste artigo possam ser úteis para te ajudar e resolver (ou prevenir) alguns desses problemas. Sabe-se que quando todos no condomínio se comprometem e entendem seu papel, situação difíceis podem ser resolvidas muito mais facilmente.
No entanto, é importante ressaltar que a solução mais prática, eficiente e econômica para os problemas comuns em condomínios (inclusive alguns deste artigo) é, sem dúvida, a terceirização de serviços.
Ao terceirizar, faça uma escolha cuidadosa, avaliando o histórico, a estrutura e a experiência da prestadora, inclusive no atendimento de condomínios como o seu. Assim você garante que seu condomínio vai aproveitar todos os benefícios da terceirização.
O Grupo Griffo é uma empresa com mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos.