Gerenciar um condomínio é uma tarefa bastante desafiadora. Entre as diversas responsabilidades do síndico ou administrador, está a de contratar funcionários, oferecer treinamento, criar rotinas para cada serviço, se preocupar com segurança, limpeza, pagamentos, prestação de contas, resolução de conflitos… a lista é extensa.
Em uma rotina cheia de obrigações, é imprescindível adotar medidas que ajudem a organizar e facilitar esse processo. Do contrário o síndico pode acabar dentro daquela rotina sufocante de tarefas surgindo a todo instante, causando a sensação de que ele trabalha muito e resolve pouco.
Neste artigo vamos compartilhar 4 dicas para facilitar a rotina administrativa de síndicos e gestores de condomínio, para que você produza mais, em menos tempo e com o menor desgaste possível.
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Dicas para se organizar e economizar tempo
Em uma rotina de tarefas que podem surgir ou mudar ao longo do dia, organização e planejamento são sempre os melhores aliados na gestão de um condomínio. Com isso em mente, confira aqui algumas dicas que vão te ajudar a se organizar e planejar melhor o seu dia a dia:
1. Atenção redobrada na gestão financeira
A primeira dica para economizar tempo (e dinheiro) na gestão do seu condomínio é se antecipar.
Quando você age com antecedência em relação às finanças, você consegue:
- Reduzir custos, já que evita o pagamento de juros por esquecimento de contas.
- Criar fundo para quitações antecipadas ou cobrir despesas emergenciais.
- Provisionar despesas futuras e ter maior controle dos gastos ao longo do ano.
O planejamento financeiro é parte essencial da gestão de um condomínio e, caso não seja bem-feito, pode impactar diretamente a qualidade da sua gestão e a confiança dos condôminos em relação ao síndico.
O primeiro mandamento das finanças do síndico é: anote tudo!
Ter uma rotina estabelecida de registros e anotações de todas as movimentações permite ao síndico ter previsão de despesas (e receitas) e dar transparência na prestação de contas aos condôminos.
Com tudo anotado e organizado, a gestão fica mais fácil e ágil!
2. Use a tecnologia a seu favor
O síndico é um gestor. Como tal, deve lançar mão de todos os recursos possíveis para ajudá-lo nessa tarefa, afinal de contas, seu desempenho e eficiência estão sendo constantemente observados e avaliados pelos moradores.
Atualmente existem diversos aplicativos (gratuitos e pagos), focados em produtividade, que podem ser usados para ajudar nas demandas de gerenciamento do seu condomínio, como:
- Evernote: uma das melhores ferramentas online de anotações e registro de informações. Disponível para computador e celular, permite fazer anotações rápidas, sempre que surgir a necessidade.
- Zoom: útil mais do que nunca em tempos de pandemia, essa ferramenta de videochamadas é uma das melhores disponíveis hoje. Permite, por exemplo, que você faça reuniões do condomínio de maneira online.
- Google Agenda: integrado à sua conta no Gmail, o Google Agenda é uma mão na roda para quem lida com compromissos e horários marcados, como síndicos e gestores.
- Google Drive: mais uma ferramenta gratuita da suíte Google, o Drive é uma ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos que pode organizar e otimizar bastante sua rotina diária com documentos e arquivos.
- CamScanner: o tempo de acumular papeladas tem ficado para trás. Com essa aplicação é possível digitalizar e guardar (no Google Drive, por exemplo) todos os documentos importantes e depois acessá-los onde e quando você precisar .
Ainda há aplicativos pagos, especializados na gestão de condomínios, como uCondo, Ethos Condominium, Superlógica e Vila 21. Vale a pena experimentar e ver qual deles pode contribuir mais para a organização e agilidade na gestão do seu condomínio.
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3. Inclua moradores e funcionários nas soluções
Como síndico, é extremamente importante estabelecer uma rotina de comunicação clara e constante com os moradores. Os feedbacks e informações vindas das pessoas que moram no condomínio podem ser extremamente úteis para que você antecipe problemas ou resolva mais rapidamente os problemas que surgirem, agilizando sua gestão.
Além disso, envolva os funcionários na busca por soluções para certas questões do condomínio.
Colher soluções das pessoas à sua volta tem um potencial enorme na abordagem mais rápida de problemas, ajudando na organização e na economia de tempo.
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4. Terceirize serviços
Terceirizar serviços é um dos fatores que mais podem contribuir para melhorar a gestão do condomínio. Grande parte das dificuldades de gestão vem da alta demanda de tarefas sobre o síndico e do pouco tempo que ele tem para se ocupar com certas questões do condomínio.
Ao contratar uma empresa terceirizada, todas as obrigações trabalhistas, questões burocráticas de contratação, seleção, treinamento, escala e horários ficam a cargo da empresa contratada.
Isso permite ao síndico que ele foque seu tempo, energia e atenção nas demandas de planejamento e em estar presente na rotina dos moradores.
Você, síndico ou administrador de condomínio, conheça as melhoras práticas para ajudar na gestão condominial, baixando gratuitamente o ebook Guia do Síndico!
Terceirização de serviços do condomínio: grande aliada da gestão do síndico
Como vimos neste artigo, organização e economia de tempo são objetivos que todo síndico ou gestor de condomínio devem procurar. Do contrário, seu trabalho pode se tornar muito mais complexo e penoso no dia a dia.
A terceirização de serviços tem o potencial de facilitar bastante a rotina do síndico e gerar economia e eficiência para o condomínio. É uma situação em que todos ganham, inclusive os moradores.
Para isso, avalie com atenção as credenciais da empresa que for contratar, a fim de garantir a excelência na prestação dos serviços e o perfeito cumprimento das funções contratadas.
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Há mais de 30 anos o Grupo Griffo entrega serviços de qualidade e excelência para seus clientes. Nosso compromisso é oferecer o melhor em terceirização de serviços, com a prestação de serviços de vigilância, portaria e zeladoria, limpeza, jardinagem, apoio administrativo, dentre outros.