Além das várias responsabilidades administrativas que possui, o síndico (e sua equipe) também tem a importante função de cuidar da obtenção, organização e guarda de documentos do condomínio, bem como dos registros do espaço.
Diante disso, é imprescindível estabelecer meios para realizar essa tarefa de forma prática, organizada e segura.
Assim como uma empresa, um condomínio precisa manter uma série de documentos e registros para funcionar de acordo com as exigências legais. Além disso, como se trata de um espaço de moradias, o condomínio mantém ainda informações pessoais e documentos de todos os moradores, o que justifica um cuidado ainda maior com esses registros, especialmente após a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que estabelece regras (e penalidades) para quem lida com dados e informações pessoais. .
Neste artigo, listamos os principais documentos do condomínio e qual a melhor forma de lidar com eles no dia a dia!
Documentos de condomínio: quais são e como organizar!
Todo síndico sabe a responsabilidade que é organizar e armazenar documentos, seja dos moradores, seja do próprio condomínio. A ausência de algum documento, comprovante ou registro necessário pode acarretar diversos transtornos, especialmente agora com as novas regras da LGPD, prevendo punições e multas aos responsáveis.
Confira os principais documentos do condomínio:
1. Documentos pessoais de moradores e funcionários
Todo condomínio precisa manter uma larga base de dados, com informações pessoais de todos os seus moradores e funcionários, como:
- Documentos de identificação (RG, CPF ou CNH).
- Registros fotográficos para reconhecimento e acesso.
- Dados biométricos (impressões digitais, reconhecimento facial).
- Documentos trabalhistas.
A qualquer momento – por questões administrativas ou mesmo uma fiscalização – o síndico pode precisar acessar essas informações, sendo importante tê-las bem organizadas, protegidas e de fácil acesso.
Sem dúvida, a digitalização é hoje um caminho quase obrigatório para quem lida com a manipulação e guarda de informações. Nesse sentido, muitos condomínios têm recorrido aos serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos.
Devido aos riscos envolvidos na guarda de documentos em papel, a microfilmagem e a digitalização de documentos sensíveis tem se mostrado uma grande aliada de síndicos e condomínios, para garantir a proteção e integridade das informações.
2. Comprovantes de pagamentos, orçamentos e contratos
Para sua própria proteção e para evitar custos adicionais, o condomínio precisa armazenar todos os comprovantes de pagamentos – luz, água, tributos e taxas, serviços de manutenção, entre outros. O mesmo serve para orçamentos de serviços e contratos.
Além de prevenir cobranças equivocadas, essa prática é pré-requisito para a boa gestão financeira do condomínio.
A lei 10.833/03, em seu artigo 30, determina a guarda obrigatória de documentos comprobatórios de pagamentos por serviços prestados ao condomínio, como DARFs de recolhimento de tributos pagos, COFINS, CSLL e PIS, com possíveis penalizações pela Receita Federal pela falta de tais comprovações.
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3. Regimento interno do condomínio
O regimento interno – juntamente com a convenção do condomínio – são os documentos mais importantes para delimitar as normas de funcionamento interno e as regras gerais que os condôminos devem seguir para a boa convivência.
Por isso, além de tê-los sempre de fácil acesso para dar ciência aos novos moradores, o síndico também precisará recorrer a estes documentos para resolver, de maneira justa, eventuais problemas e conflitos.
Esses documentos precisam ser mantidos por tempo indeterminado, tanto as atuais quanto as antigas versões.
Para garantir a máxima segurança e integridade desses documentos, o ideal é que eles sejam microfilmados em cartório.
4. Atas das assembleias
As atas das assembleias – ou atas de reuniões – são documentos fundamentais na realidade dos condomínios.
Nelas se registra tudo o que foi decidido nas reuniões entre os condôminos, como ocorrências, deliberações, questionamentos e ressalvas. E, principalmente, são as atas de assembleia que comprovam que as reuniões efetivamente ocorreram.
Por tudo isso, é possível imaginar a importância vital desses documentos para a administração e proteção legal do condomínio.
A preservação da integridade desse documento deve ser uma prioridade para o síndico, já que qualquer mudança em seu conteúdo precisará passar novamente por votação dos condôminos em nova assembleia.
O prazo de guarda desses documentos é por tempo indeterminado.
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5. Plantas do condomínio
As plantas, registros arquitetônicos e de engenharia do condomínio são documentos essenciais para garantir a segurança estrutural da edificação.
São informações importantes, às quais eventualmente é preciso recorrer sempre que for feita alguma construção, reforma estrutural ou intervenção nas instalações do condomínio, tanto nas áreas comuns quanto nas unidades individuais.
Nesse caso, é importante que o condomínio tenha esses registros de fácil acesso, caso precise, tanto em formato físico quanto digital.
A guarda desses documentos também deve ser mantida por tempo indeterminado.
Por quanto tempo devem ser mantidos os documentos?
Diferentes documentos exigem diferentes períodos de manutenção e guarda, variando de acordo com as possíveis necessidades de comprovações e provas, bem como as exigências legais.
Para te ajudar a ter uma referência de prazos dos principais documentos na rotina de um condomínio, confira o quadro abaixo:
| Documento | Prazo de manutenção |
| Apólice contra incêndios | 5 anos após vigência |
| Plantas do condomínio | Indeterminado |
| Registros de prestações de contas | 10 anos |
| Atas das assembleias do condomínio | Indeterminado |
| Contratos e orçamentos de obras | Até à data-limite da garantia contratual |
| Extratos bancários | 1 ano |
| Registros de vales-transporte | 10 anos |
| Registros de vale-alimentação | 10 anos |
| Documentos trabalhistas | Indeterminado |
| Processos trabalhistas | Indeterminado |
| Folhas de pagamento | 35 anos |
| Folhas de ponto | 6 anos |
| Contribuição sindical | 7 anos |
| Exames médicos de funcionários | 20 anos |
| DIRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
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Como a terceirização de serviços pode ajudar?
Como você viu, quando se trata dos documentos do condomínio, são muitas informações, dados e registros que precisam ser obtidos, organizados, protegidos e disponibilizados, quando necessário. E a figura central nesse processo é, sem dúvida, o síndico.
Todas essas responsabilidades consomem um tempo precioso desse gestor do condomínio, e quanto mais ele for capaz de delegar tarefas e responsabilidades, mais tempo terá para se dedicar às necessidades mais urgentes e essenciais dos moradores.
Nesse sentido, a terceirização de serviços do condomínio pode ser uma verdadeira parceira da gestão do síndico. Além de retirar a responsabilidade do síndico por atividades relacionadas a seleção, contratação e treinamento de funcionários do condomínio, com a contratação de profissionais capacitados e diferenciados, é possível delegar ainda mais tarefas, de forma que sobre mais tempo para o síndico efetivamente dar a atenção necessária à organização de documentos.
O Grupo Griffo tem mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos.