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Convenção de condomínio: tudo o que você precisa saber!

Muita gente que mora em condomínio pensa que o síndico é aquela figura com plenos poderes para tomar qualquer decisão dentro daquele espaço coletivo. Mas isso não é bem assim. Da mesma forma como os condôminos precisam seguir regras de convivência e comportamento, tendo direitos e deveres, assim também é com o síndico.

A convenção do condomínio é justamente o documento que registra as regras que regulam as permissões e proibições dentro do espaço do condomínio, sendo o guia de referência para as regras que determinam tanto a estrutura quanto o funcionamento do espaço. 

Neste artigo vamos te mostrar tudo o que você precisa saber sobre a convenção de condomínio e por que esse documento é tão importante para o funcionamento adequado desse espaço de convivência.

O que é convenção de condomínio 

A convenção de condomínio nada mais é que um documento que delimita as regras e políticas administrativas de um condomínio. A convenção determina como o condomínio será gerenciado e quais serão as possíveis sanções, caso essas regras não sejam cumpridas. 

Mas cuidado para não confundir a convenção do condomínio com o regimento interno!

O regimento interno determina regras de convivência para os moradores. Já a convenção do condomínio determina, principalmente, as regras administrativas do espaço. Na maioria das vezes, o regimento faz parte da convenção, ou seja, está anexado nela. 

Os documentos do condomínio são fundamentais para a organização e para a segurança jurídica desse espaço coletivo. Veja neste artigo como guardá-los e organizá-los:

Documentos do condomínio: saiba quais são e como organizar! 

O que deve ter numa convenção de condomínio?

Uma convenção de condomínio que não regula como será o modelo de administração do condomínio não cumpre seu papel.

No documento, é obrigatório conter: 

  • Funções do síndico, da diretoria e do conselho – o que podem ou não podem fazer, até onde vai sua área de atuação, se serão remunerados ou não, entre outras determinações.
  • Assembleias – estipula como devem funcionar as assembleias, qual tipo de atuação podem ter no condomínio e suas ferramentas de atuação. 
  • Modelo de administração – se será permitido contratar administradora terceirizada ou não, como ocorrerão as eleições de síndicos ou conselho, entre outras.
  • Regras para uso do orçamento – como será o pagamento das despesas e qual será a porcentagem de cada condômino no rateio, custos com manutenção, fundos de emergência, dentre outros. 
  • Sanções – todas as regras e cotas que serão cobradas em casos de descumprimento das regras da convenção: multas para inadimplentes, juros sobre multas, prazos legais para aplicação de cobrança.
  • Infraestrutura – a convenção precisa estipular quais são as regras para contratação e construção de novas obras de infraestrutura no condomínio.

Quais são os limites da atuação do síndico dentro de um condomínio? Neste artigo do nosso Blog, você vai conhecer o que ele pode (e não pode) fazer:

O que o síndico pode (e não pode) fazer na administração do condomínio!

Boas práticas para a convenção do condomínio

Vale ressaltar que, apesar de a convenção do condomínio ser o documento de maior relevância para ditar as regras desse espaço, ela precisa seguir algumas boas práticas para ter validade jurídica. Não basta alguns representantes se reunirem e escreverem as regras que acharem por bem. 

Em primeiro lugar, toda convenção de condomínio PRECISA ser escrita com base no Código Civil, ou seja, não pode haver uma regra sequer na convenção que descumpra alguma determinação desse Código. Caso contrário, a convenção não terá legitimidade.

O cumprimento das regras do condomínio é fundamental para evitar problemas e dores de cabeça nesse espaço coletivo. Saiba como evitar alguns deles:

5 problemas comuns em condomínios e como o síndico pode contorná-los!

Além disso, para que a convenção seja válida, mesmo que ela esteja de acordo com todas as diretrizes do Código Civil, ainda é necessário colher assinaturas de anuência de pelo menos dois terços dos proprietários do espaço, para que ela possa começar a valer legalmente. 

Após sua validação, uma convenção de condomínio só pode ser alterada por meio de votação da assembleia e aprovação também de dois terços dos moradores presentes na reunião. 

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Quando o assunto é gestão de condomínio, quanto menos problemas nas mãos do síndico, maiores as chances de uma gestão mais enxuta e eficiente. É por isso que terceirizar alguns serviços do condomínio é sempre uma excelente alternativa a se considerar.

Há mais de 30 anos no mercado, o Grupo Griffo fornece serviços de excelência para seus clientes. Todos os dias buscamos entregar o melhor em terceirização de serviços, como segurança pessoal e patrimonial, vigilância, ronda motorizada, serviços de portaria e zeladoria, limpeza, jardinagem, apoio administrativo, dentre outros.

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Tudo que você precisa saber sobre segurança do trabalho!

Além de cumprir suas funções tradicionais, garantindo o sucesso da empresa, é fundamental lembrar que os gestores também têm a função de zelar pela segurança do trabalho e bem-estar de seus funcionários.

Nesse sentido, tanto em um condomínio quanto em uma empresa, os administradores precisam estar atentos às regras de segurança do trabalho. 

Os colaboradores são o principal ativo de sua gestão. São eles que realizam as atividades-chave para a manutenção e bom funcionamento de todos os processos pensados pela administração. 

Para te ajudar a garantir a segurança das pessoas que trabalham com você, neste artigo vamos compartilhar alguns conceitos e dicas valiosas sobre segurança do trabalho! 

O que é segurança do trabalho?

De forma geral, podemos entender o conceito de segurança do trabalho como um conjunto de normas e regras que devem ser implementadas, com o objetivo de evitar ou, no mínimo, reduzir os riscos de acidentes durante as atividades laborais, bem como as doenças a elas relacionadas, a fim de proteger a integridade e a produtividade do trabalhador.

As normas que regulam as regras de segurança do trabalho são definidas pela Portaria 3.214/1978 do Ministério do Trabalho e obriga o seu cumprimento por todas as empresas privadas e públicas, órgãos públicos da administração direta e indireta, assim como os órgãos dos três poderes, que contem com empregados contratados sob o regime da CLT.

Segurança é um dos pontos mais sensíveis de uma empresa ou condomínio. Em muitos casos, a terceirização é a melhor opção. Saiba mais no artigo do nosso Blog:

Terceirização do serviço de segurança: quanto custa e como contratar? 

Por que é importante investir em segurança do trabalho?

Como já foi dito, a qualidade – e a continuidade – dos serviços prestados por uma empresa ou condomínio está diretamente ligada ao bem-estar e às condições de trabalho dos seus funcionários. 

Acidentes e o próprio adoecimento de funcionários, por falta de segurança ou de medidas de prevenção, além de prejudicar o andamento das atividades ainda pode acarretar em multas e indenizações, caso fique configurado que isso se deu por negligência ou por ações não tomadas pelos gestores.

E essas multas e indenizações podem ser fruto tanto de ações trabalhistas movidas por funcionários quanto por ações de fiscalização feitas por iniciativa de órgãos como o Ministério Público do Trabalho.

Confira, a seguir, 3 passos para investir em segurança do trabalho corretamente no seu condomínio ou empresa:

1. Mapeamento de riscos

Cada função exercida pelos trabalhadores está sujeita a riscos diferentes. Portanto, o primeiro passo para mitigar acidentes de trabalho é fazer um mapeamento de riscos – ou seja, identificar, de acordo com a rotina de seus funcionários, os momentos e atividades de maior risco no dia a dia de trabalho de cada um. 

Além do risco inerente à própria atividade, vale a pena mapear também influências externas que podem acabar provocando acidentes, como por exemplo:

  • Falta de atenção na hora de executar tarefas delicadas.
  • Prazos não razoáveis, que obrigam o funcionário a trabalhar com pressa.
  • Falta de comunicação entre equipes e gestores.
  • Falta de treinamento adequado (e periódico), para que o funcionário saiba como realizar suas funções com segurança.
  • Falta de monitoramento e fiscalização de atividades.

2. Equipamentos de Proteção Individual

Os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) são uma parte fundamental de qualquer medida de segurança do trabalho: um funcionário mal equipado é um risco desnecessário, tanto para si quanto, principalmente, para o colaborador. 

Os equipamentos de proteção exigidos vão variar de acordo com cada função exercida. Nesse caso, o mapeamento de riscos vai ajudar a identificar qual equipamento é importante para cada funcionário. 

Conheça alguns dos mais tradicionais tipos de EPIs utilizados por vários profissionais em diferentes áreas de atuação, de acordo com o que preconiza a Norma Regulamentadora nº 6, do Ministério do Trabalho: 

  • Abafadores de ruídos ou protetores auriculares.
  • Máscaras e filtros.
  • Óculos e viseiras.
  • Capacetes.
  • Luvas e mangotes.
  • Sapatos, botas e botinas;
  • Cintos de segurança e cinturões.

3. Treinamento das equipes

Em muitos casos, os acidentes no trabalho podem ocorrer mais por falta de treinamento e preparo dos funcionários do que por falta de equipamentos de proteção. É por isso que um treinamento bem-feito (e periodicamente atualizado) deve ser parte indispensável de um bom protocolo para segurança do trabalho. 

Sempre que houver a entrada de um novo funcionário, não presuma que ele esteja a par das medidas de cuidados e prevenções. Garanta que ele passe por um período de treinamento e reforço dos cuidados.

Sempre que houver mudanças de procedimento, alterações de protocolo ou a chegada de novos equipamentos, estabeleça como regra que todos os funcionários sejam atualizados quanto às mudanças e novos cuidados.

Uma empresa eficiente busca alta produtividade, com o menor custo possível. Neste artigo, você vai conhecer como a terceirização de serviços pode ajudar nesse sentido:

Descubra como a terceirização pode reduzir os custos na sua empresa!

Segurança do trabalho: a terceirização pode ajudar!

Como vimos neste artigo, as ações de segurança do trabalho são medidas fundamentais para a manutenção sustentável das atividades de toda empresa ou condomínio e, principalmente, para a preservação da saúde, segurança e bem-estar dos colaboradores.

Uma forma prática e eficiente de investir em segurança do trabalho é por meio da terceirização de serviços, já que, nesse caso, a empresa terceirizada fica encarregada de fornecer todo o treinamento e equipamentos de proteção aos funcionários, deixando você e os demais administradores livres para gerenciar outras questões. 

Em uma rotina cheia de responsabilidades, como no caso de síndicos de condomínio e gestores de empresas, não precisar se preocupar em ser o principal responsável pela segurança dos seus funcionários é uma grande vantagem. 

Para isso, escolha uma empresa com tradição e que deixe claro seu cuidado e atenção em manter funcionários bem treinados, sempre atualizados com os últimos conhecimentos de suas áreas e equipados com todos os recursos de proteção. 

O Grupo Griffo está há mais de 30 anos no mercado, oferecendo serviços de terceirização com excelência. Se a segurança e a proteção dos trabalhadores de sua empresa ou condomínio é um fator importante na sua gestão, somos o parceiro que você precisa!

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5 formas de usar a tecnologia em condomínios para facilitar o dia a dia do síndico!

Nos dias atuais, a tecnologia já está mais do que integrada à nossa rotina diária. Seja para facilitar as tarefas ou otimizar nosso tempo, fazemos uso de ferramentas tecnológicas nas conversas virtuais, compras online, aplicativos de transporte, entre outras.

Com a gestão de condomínios não poderia ser diferente. O síndico tem uma rotina pesada na maior parte do tempo, resolvendo problemas, cuidando da parte financeira, orientando condôminos e funcionários, entre muitas outras funções.

O uso da tecnologia em condomínios pode ajudar o gestor a otimizar seu tempo de trabalho e a tornar os processos administrativos mais ágeis e organizados.

Neste artigo, listamos 5 maneiras de utilizar a tecnologia em condomínios, que podem beneficiar o síndico no trabalho do dia a dia.

Boa leitura!

Como o uso da tecnologia em condomínios pode facilitar o dia a dia do síndico?

Antes de tudo, é preciso salientar que o uso da tecnologia em condomínios, além de facilitar o trabalho do síndico, também traz grandes benefícios para os moradores

Facilitar o acesso a informações de interesse comum e simplificar o processo de reserva das áreas coletivas são bons exemplos de como os recursos tecnológicos disponíveis podem contribuir para que a gestão administrativa do condomínio seja mais eficiente e prática.

  1. Melhoria da comunicação com moradores

A comunicação eficiente sobre os diversos assuntos que envolvem o condomínio é uma das chaves para uma boa administração. E, nesse quesito, a tecnologia exerce um papel fundamental para facilitar e agilizar o trabalho do síndico.

Alguns aplicativos que podem ser usados pelo gestor para melhorar a comunicação do condomínio são:

  • Aplicativos de conversa

Aplicativos de conversa, como o WhatsApp e o Telegram, são as formas mais práticas e econômicas de se comunicar atualmente, mas alguns síndicos ainda não descobriram os benefícios de algo tão simples.

Para divulgar informações de interesse do condomínio (e dos condôminos), o síndico pode criar um grupo exclusivo para os moradores. Dessa forma, todos recebem os avisos simultaneamente.

É possível configurar os aplicativos para que apenas o administrador envie mensagens. Assim, não há risco do grupo perder seu propósito.

Lembrando que o WhatsApp permite até 257 membros no grupo. Já o Telegram é ilimitado.

As atribuições do síndico ainda causam dúvidas – e problemas – em muitos condomínios. Neste artigo você confere o que o síndico pode, ou não, fazer:

O que o síndico pode (e não pode) fazer na administração do condomínio?

  • Aplicativo para reuniões 

A pandemia do novo coronavírus tem trazido restrições à realização de reuniões de forma presencial. Nesse sentido, o uso de aplicativos para a realização de assembléias e reuniões de condomínio tem sido algo fundamental, sendo possível manter a agenda em dia e discutir as questões relevantes do condomínio de forma online.

O Zoom é a ferramenta mais utilizada para videochamadas neste momento de pandemia. É gratuito e permite até 1.000 participantes em vídeo. Assim é possível resolver questões importantes e votar em assembleias, sem sair de casa e evitando aglomerações.

Quer aprender como organizar (e guardar) os principais documentos do condomínio? Então não deixe de conferir este artigo do nosso Blog:

Documentos do condomínio: saiba quais são e como organizar!

  1. Reserva de espaços e compartilhamento de informações

A tecnologia também pode ser de grande ajuda no trabalho diário do síndico, pela possibilidade de utilizar mecanismos – como os softwares de gestão administrativa – para fazer a reserva de áreas comuns do condomínio.

Dessa forma, o próprio morador pode visualizar (e agendar) as datas disponíveis para reserva de piscina, churrasqueira e salão de festa sem a necessidade do síndico ter que checar a agenda a cada solicitação.

Informações e serviços importantes também podem ser disponibilizados online. Por meio desses softwares, o morador cria sua conta de acesso restrito e consegue emitir a 2°via de boletos, bem como ser notificado sobre as reservas de ambiente, recebimento de encomendas e chegada de visitantes.

  1. Auxílio no controle financeiro

A gestão financeira é um ponto fundamental no trabalho de administração do síndico, afinal, ser o responsável por cuidar de um orçamento que envolve tantas pessoas não é uma tarefa fácil.

O uso de soluções tecnológicas pode auxiliar o síndico no planejamento e organização das finanças. Se antigamente a ferramenta mais utilizada para gerenciar os recursos do condomínio eram os famosos livros-caixa, hoje esse trabalho pode ser feito com o uso de aplicativos e ferramentas digitais, seja no computador, celular ou tablet.

Pela tela do celular, é possível controlar o fluxo de caixa do condomínio, fazer e controlar o pagamento de boletos, planejar estimativa de gastos futuros, e muitas outras funções.

Uma das principais ameaças à gestão financeira dos condomínios é a inadimplência. Para te ajudar a enfrentar esse problema, não deixe de conferir este conteúdo:

Condômino inadimplente: dicas de como o síndico deve proceder!

  1. Transparência na gestão do condomínio

Para que o síndico possa ter uma administração mais tranquila, minimizando a ocorrência de problemas e questionamentos sobre sua gestão, a transparência quanto às decisões tomadas no condomínio deve ser tratada com a devida atenção.

Por meio de algumas plataformas ou aplicativos de gestão condominial, o síndico pode disponibilizar a todos os moradores diversas informações relevantes sobre a administração do local, como atas de assembléias, balanço de contas e notas fiscais da prestação de serviços. Tudo online e podendo ser acessado a qualquer momento.

  1. Segurança do ambiente

A segurança é fator primordial na escolha por se viver em condomínio. E a tecnologia é uma excelente aliada do síndico na busca por um ambiente mais seguro.

Entre as ferramentas que podem ser implementadas para ampliar a segurança do condomínio e que, por consequência, facilitam o trabalho diário do síndico, estão o monitoramento de câmeras via internet, com imagens e áudio em tempo real, a portaria remota com identificação por biometria, além do controle de acesso a visitantes e prestadores de serviço.

Quer conhecer mais aplicativos para condomínio que podem facilitar o dia a dia do síndico? Então não deixe de conferir este artigo do nosso Blog:

Aplicativos para condomínio: dicas para facilitar o dia a dia do síndico!

Além da tecnologia, outras ações também facilitam a gestão!

Como vimos no artigo, a tecnologia facilita o dia a dia do síndico e traz mais eficiência à gestão do condomínio. A otimização do tempo, gerada por esses recursos digitais, pode significar um alívio na rotina, muitas vezes sobrecarregada, do síndico.

Mas, além da tecnologia, há outras ações que também são capazes de facilitar a gestão do condomínio.

E, nesse sentido, a terceirização de serviços pode ser uma grande parceira. Com a terceirização, a empresa contratada fica com a responsabilidade de fazer a seleção, contratação e treinamento dos funcionários do condomínio, além de cuidar da folha de pagamento desses profissionais e lidar com eventuais substituições de trabalhadores.

Dessa forma, o síndico pode se concentrar em outras demandas que exigem sua atenção.

O Grupo Griffo tem mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos.

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Normas da ABNT para condomínios: por que o síndico deve ficar atento

A ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) é um órgão privado, sem fins lucrativos, responsável por desenvolver padronizações e normas para diversos segmentos da sociedade.

Parte das regras estabelecidas pela ABNT se aplica diretamente aos condomínios, como medidas de conservação e reforma, normas de proteção e segurança, uso de esgotos, piscinas e tubulações, entre outras.

Como tais normas são reconhecidas por vários órgãos de fiscalização como referências oficiais, é fundamental que o condomínio – na figura do síndico – esteja atento ao seu cumprimento.

Listamos neste artigo as principais normas da ABNT que dizem respeito ao dia a dia dos condomínios para que você, síndico ou administrador, não seja pego de surpresa decumprindo alguma delas.

Boa leitura!

Normas da ABNT para condomínios, que o síndico precisa conhecer!

Existem inúmeras normas da ABNT, para as mais variadas finalidades, também conhecidas como NBRs (Normas Brasileiras). A seguir, vamos te mostrar algumas das normas que consideramos as mais importantes para o síndico, de acordo com cada área a que se referem:

Confira as principais:

1. Normas de proteção à pessoa e combate a incêndios

  • ABNT NBR 11742:2003 – Define as exigências-padrão para a construção, instalação e funcionamento de portas do tipo corta-fogo, para saídas de emergência.
  • ABNT NBR 14276:2006 – Estabelece os requisitos mínimos que devem ser observados para a composição, formação, implantação e reciclagem de brigadas de incêndio.
  • ABNT NBR 14277:2005 – Define as condições exigidas para a instalação de equipamentos para treinamento de combate a incêndio.

2. Norma de conservação e reforma predial

ABNT NBR 5674:2012 – Esta norma estabelece os requisitos para a gestão do sistema de manutenção de edificações e modificações estruturais da construção.

Os objetivos principais dessa regulação são:

a) preservar as características originais da edificação.

b) prevenir a perda de desempenho decorrente da degradação dos seus sistemas, elementos ou componentes.

Norma de conservação e reforma predial

3. Normas de emergência

  • ABNT NBR 9077:2001 – Fixa as condições exigíveis que as edificações devem possuir, com relação às saídas de emergência em edifícios.
  • ABNT NBR 14880:2014 – Especifica uma metodologia para manter livres da fumaça, através de pressurização, as escadas de segurança que são as rotas de fuga dos edifícios.

Estar atento às normas e regras é algo constante na vida do síndico. Saiba o que o síndico pode (e não pode) fazer na administração do condomínio, conferindo o artigo:

O que o síndico pode (e não pode) fazer na administração do condomínio!

4. Normas sobre água, esgoto, tubulações e piscinas

  • ABNT NBR 8160:1999 – Estabelece as exigências e recomendações relativas ao projeto, execução, ensaio e manutenção dos sistemas prediais de esgoto sanitário, visando atender às exigências mínimas quanto à higiene, segurança e conforto dos usuários, tendo em vista a qualidade destes sistemas.
  • ABNT NBR 14011:2015 – Especifica os requisitos mínimos para aquecedores instantâneos de água e torneiras elétricas utilizados em edificações.
  • ABNT NBR 10818:2016 – Define os níveis mínimos para que a qualidade da água da piscina garanta o uso de maneira segura, sem causar prejuízo à saúde e ao bem-estar das pessoas.

5. Instalações Elétricas

  • ABNT NBR 5410:2004 Versão Corrigida:2008 – Estabelece as condições a que devem satisfazer as instalações elétricas de baixa tensão, a fim de garantir a segurança de pessoas e animais, o funcionamento adequado da instalação e a conservação dos bens.
  • ABNT NBR 12483:2015 – Especifica os requisitos para os chuveiros elétricos.
Instalações Elétricas

6. Acessibilidade 

ABNT NBR 9050:2015 – Define critérios e parâmetros técnicos a serem observados quanto ao projeto, construção, instalação e adaptação do meio urbano e rural, e de edificações às condições de acessibilidade.

Organizar e conservar documentos do condomínio é tarefa fundamental para garantir a segurança jurídica. Neste artigo você aprende como organizá-los:

Documentos do condomínio: saiba quais são e como organizá-los

7. Equipamentos de proteção

  • ABNT NBR 16489:2017 – Estabelece as recomendações e as orientações sobre a seleção, o uso e a manutenção de sistemas de proteção individual contra quedas, para uso no local de trabalho, a fim de prevenir e/ou reter quedas de determinadas alturas.
  • ABNT NBR 16046:2012 – Define os parâmetros mínimos para a fabricação de redes de proteção para edificações, sendo importante  ser observada no momento de se adquirir tais equipamentos.

8. Elevadores

  • ABNT NBR NM 313:2007 – Especifica os requisitos para o acesso e uso, seguros e independentes, de elevadores pelas pessoas.
  • ABNT NBR 15597:2010 – Estabelece regras para melhoria da segurança dos elevadores já existentes, a fim de se alcançar  um nível semelhante de segurança dos elevadores mais novos, instalados conforme normas recentes, já aplicando o que há de mais moderno em termos de segurança aos usuários.

Você conhece a nova Lei Geral de Proteção a Dados (LGPD), que regula a coleta, guarda e uso de informações pessoais? Então não deixe de conferir este artigo:

LGPD para condomínios: um guia que o síndico deve ler! 

O que acontece se o condomínio descumprir as normas da ABNT? 

Embora as normas da ABNT não sejam leis, elas são reconhecidas e adotadas por vários órgãos governamentais e da sociedade civil como referências de procedimento e padronização.

Por isso, caso essas normas sejam descumpridas, o condomínio – na pessoa do síndico – pode, sim, ser responsabilizado e penalizado segundo legislações que utilizem essas normas como referência, com processos civis e até criminais.

Além disso, cumprir as normas da ABNT é mostrar o compromisso do condomínio com a segurança dos seus moradores e com boas práticas de gestão.

Terceirizar serviços do condomínio facilita o cumprimento de normas 

A ABNT também tem normas que regulam medidas de segurança do trabalho, uso de equipamentos de proteção e práticas que visem a proteção dos trabalhadores. E também é papel do síndico observar o cumprimento desse tipo de normatização, sob pena de sofrer punições de órgãos oficiais, como o Ministério Público do Trabalho.

Ao contratar uma empresa de terceirização para cuidar de serviços do condomínio, as responsabilidades relacionadas ao cumprimento das medidas de segurança do trabalho e uso de equipamentos de proteção, por exemplo, ficam por conta da prestadora.

Além disso, serão da empresa a responsabilidade e os custos relacionados ao cumprimento de obrigações trabalhistas, como férias, 13º salário, INSS, entre outras.

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6 ideias para reduzir os custos do condomínio

Manter em dia as contas do condomínio é um desafio para todo síndico!

Em momentos como este que vivemos, com as finanças de muitas famílias sendo impactadas pela crise do novo coronavírus, esse desafio torna-se ainda maior, já que em tempos de “cobertor curto”, um dos compromissos mais adiados é a quitação da taxa de condomínio.

Mas o que o síndico pode fazer para manter as contas em dia e os serviços sendo prestados aos moradores?

Para ajudar nessa missão, listamos neste artigo 6 ideias para reduzir os custos do condomínio.

Confira!

Como reduzir os custos do condomínio

Para enxugar custos do condomínio e conseguir manter as finanças em dia, é preciso que o síndico avalie todas as possibilidades de redução, pois às vezes ele pode se surpreender com gastos desnecessários que estão ocorrendo em certas áreas, e ele nem tinha ideia.

1. Tome ações para prevenir e reduzir a inadimplência

Apesar deste artigo ser sobre redução de custos para o condomínio, não podemos nos esquecer que uma inadimplência elevada acaba aumentando os custos para todos os moradores.

Para lidar com esse problema, alguns pontos importantes são:

  • Tenha uma boa organização financeira: isso permite ao síndico entender a real situação das contas, a fim de criar estratégias, e também permite a formação de uma reserva para cobrir eventuais atrasos nos pagamentos.
  • Deixe claras as regras: todos os moradores precisam ter ciência das causas e consequências referentes aos atrasos. Isso ajuda na conscientização.
  • Entenda as razões dos atrasos: as pessoas atrasam por diferentes motivos. Entender todas essas razões dá ao síndico condições de agir de maneira mais eficiente.

Se você quer conhecer outras dicas de como evitar ou reduzir a inadimplência no condomínio, confira o artigo abaixo:

Condômino inadimplente: dicas de como o síndico deve agir!

2. Invista em tecnologia

As ferramentas tecnológicas desempenham um papel importante para a redução de custos em qualquer segmento, tanto pela simplificação de processos quanto pela automação de tarefas, resultando em menor demanda de mão de obra, menos tempo de trabalho da equipe e economia de materiais utilizados.

Mesmo que gastar para economizar possa soar um tanto contraditório, o investimento em tecnologia e modernização é algo que precisa estar sempre no radar do síndico, como forma de trazer mais eficiência e modernização às rotinas do condomínio.

Algumas idéias que podem ser aplicadas são:

  • Ferramentas de gestão online.
  • Implementação de aplicativos condominiais.

Não deixe de conferir o artigo abaixo, com dicas de aplicativos capazes de modernizar e gerar economia na gestão do condomínio:

5 aplicativos para condomínio: dicas para facilitar o dia a dia do síndico

3. Cuidado com horas extras dos colaboradores

Por conta da falta de pessoal ou de um controle mais eficiente das funções dos colaboradores, é possível que o condomínio esteja pagando mais horas extras do que precisava.

Algumas boas ações para combater isso são:

  • Passe a monitorar a geração de horas extras e a identificar os motivos.
  • Reavalie as tarefas de cada colaborador e veja o que é possível ser redistribuído e reorganizado entre eles.
  • Verifique e, se possível, extinga tarefas desnecessárias.
  • Proponha a adoção de um sistema de bancos de horas, em vez do pagamento em dinheiro.
  • Invista na terceirização de serviços do condomínio.

Uma das principais ações para reduzir custos no condomínio é a terceirização de serviços. Confira neste artigo 4 serviços que podem ser terceirizados:

4 serviços para terceirizar em seu condomínio!

4.  Reduza o consumo de água e luz

Custos com luz, água e até mesmo com gás, caso este seja encanado, são outros que também pesam, e muito, ao final de cada mês.

Para que haja uma maior economia, podem ser adotadas uma série de medidas, como:

  • Implementação de campanhas de conscientização.
  • Instalação de sensores de presença.
  • Troca de lâmpadas comuns para lâmpadas de LED.
  • Individualização do uso do gás.
  • Adoção de lavagens a seco, especialmente nas áreas de uso comum.
  • Reaproveitamento da água.

5. Invista em manutenções preventivas

Para que um condomínio esteja sempre em pleno funcionamento, é importante que sejam tomados alguns cuidados quanto à manutenção.

Para evitar gastos emergenciais e maiores custos com obras, é sempre recomendável que a conservação dos espaços seja feita de forma preventiva, e não corretiva, evitando maiores problemas e diminuindo a chance de altas despesas de forma inesperada.

6. Terceirize serviços do condomínio

Como dito acima, a terceirização de serviços deve estar no topo da lista de qualquer estratégia de redução de custos.

A adoção dessa medida aí em seu condomínio trará um impacto muito positivo tanto na redução de custos quanto no aumento da eficiência e liberação do tempo do síndico.

Com esse serviço, o condomínio está livre do pagamento de despesas trabalhistas, como férias, 13º salário, INSS, vale-transporte, vale-alimentação, além dos custos de seleção, contratação e treinamento de equipes.

Além disso, o condomínio passa a contar com serviços mais eficientes, com mão de obra especializada e em constante aperfeiçoamento.

Dois dos principais serviços para terceirizar em condomínios são a zeladoria e a segurança. Descubra as vantagens que isso pode trazer:

Serviços de zeladoria e segurança: descubra as vantagens de terceirizar!

Terceirização de serviços: uma aliada da redução de custos!

Esperamos que as dicas deste artigo possam te ajudar a reduzir os custos do condomínio, melhorando a saúde financeira, especialmente neste momento difícil da economia.

Como você pôde ver, a terceirização de serviços é uma opção que precisa estar sempre na mesa de discussões sobre qualquer estratégia de redução de custos, pelos motivos que citamos acima.

No entanto, para colher todos esses benefícios, a escolha da empresa de terceirização precisa ser feita com critério e com uma boa pesquisa sobre o histórico da prestadora, sua estrutura, quantidade e qualificação de seus funcionários, experiência na prestação do tipo de serviço pretendido, cumprimento da legislação e posição no mercado.

Ao escolher essa parceira do seu condomínio, considere o Grupo Griffo. Somos uma empresa com mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios dos mais diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos.

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O que o síndico pode (e não pode) fazer na administração do condomínio?

As atribuições do síndico para a administração do condomínio nem sempre são muito claras. Em seu dia a dia, ele acaba exercendo várias funções diferentes, de acordo com as demandas e necessidades do espaço que administra.

Por isso, é importante estabelecer os limites e o campo de atuação desse gestor, para que não haja dúvidas sobre o que o síndico pode e não pode fazer na administração do condomínio, a fim de que ele não se envolva em coisas que não deve e se omita diante daquelas que são da sua competência.

Para você, que é síndico de primeira viagem, ou mesmo se já tem experiência, mas às vezes ainda se questiona se deve ou não agir em certas situações, neste artigo vamos trazer um resumo dos seus poderes legais no condomínio. 

O que o síndico PODE fazer na administração do condomínio

Para saber o que um síndico pode fazer na administração do condomínio, a referência principal é o Código Civil, especificamente em seu artigo 1.348, que lista as atribuições dos síndicos de condomínio.

Segundo a lei, compete ao síndico

  1. Convocar as assembleias dos condôminos.
  2. Representar o condomínio, ativa e passivamente, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns.
  3. Dar conhecimento imediato à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio.
  4. Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia.
  5. Diligenciar a conservação e guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores.
  6. Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano.
  7. Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas.
  8. Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.
  9. Realizar o seguro da edificação.

O artigo afirma ainda que:

§ 1º Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

Mantendo essas determinações do Código Civil em mente, você terá um conjunto de balizas muito sólidas que vão guiá-lo em todos os momentos de sua administração.

Um dos pontos mais delicados da gestão de todo síndico é como agir durante crises e situações de conflito. Neste artigo listamos dicas valiosas para te orientar:

O papel do síndico na resolução de conflitos!

O que o síndico NÃO PODE fazer na administração do condomínio

Agora que você já conhece o que diz o artigo 1.348 do Código Civil sobre suas atribuições legais, é importante também estar atento às responsabilidades que fogem da alçada do síndico.

A rigor, tudo o que fugir às determinações citadas acima e que não for autorizado em assembleia, o síndico não pode fazer, sob pena de cometer uma “infração administrativa” que, a depender da gravidade, pode ser até passível de processo.

Confira algumas das principais atividades que um síndico NÃO pode fazer na administração do condomínio: 

  • Realizar contratações ou gastos sem a devida observação do orçamento do condomínio, principalmente se não tiver sido aprovado em assembleia.
  • Expor ou constranger condôminos inadimplentes ou se omitir de cobrá-los.
  • Alterar regulamento interno sem votação em assembleia.
  • Se omitir da prestação de contas periódica.
  • Manter a posse de documentos do condomínio, após deixar a administração.
  • Não observar prazos de contratos e renovações de serviços e seguros do condomínio.
  • Mudar, sem autorização em assembleia, a destinação de recursos do orçamento previsto.
  • Deixar de supervisionar a prestação de serviços ao condomínio, tanto por parte de funcionários quanto de prestadores externos.
  • Proibir o acesso de pessoas ao condomínio por critérios que não estejam no regulamento.

Essa lista poderia ser ainda maior, mas como você pôde observar, as atividades que o síndico não pode fazer residem também no campo do bom senso, do equilíbrio e da moderação.

Sendo assim, a nossa dica é: avalie cada situação com frieza e ponderação antes de agir. Ao fazer isso, dificilmente você vai errar.

Quer conhecer 4 dicas práticas e muito úteis para fazer render seu tempo na administração do condomínio? Confira o artigo no nosso Blog:

Gestão de condomínios: 4 dicas para se organizar e ganhar tempo!

Terceirização de serviços do condomínio: facilite sua gestão

Neste artigo, vimos um conjunto de ações que o síndico pode e não pode fazer na administração do condomínio.

A verdade é que, quanto mais responsabilidades e tarefas se acumularem na gestão do síndico, menos tempo e atenção ele terá para refletir e tomar boas decisões.

Nesse sentido, uma solução que pode causar um impacto muito positivo é a terceirização de serviços do condomínio. Ao delegar a uma empresa prestadora de serviços a seleção, contratação e treinamento de funcionários, o síndico ganha tempo para se dedicar a outros aspectos essenciais da vida dos moradores.

Além disso, essa opção é ainda capaz de gerar economia para o condomínio, já que todas as obrigações trabalhistas (INSS, 13º, férias, vale-alimentação, vale-refeição, entre outras) serão de responsabilidade da empresa prestadora.

No entanto, para fazer uma boa escolha, é preciso critério e cuidado na seleção da empresa que prestará esse serviço. Avalie quem tem tradição e reconhecimento no mercado pela qualidade dos serviços prestados.

O Grupo Griffo  tem mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Investimos constantemente na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos. 

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Documentos do condomínio: saiba quais são e como organizar!

Além das várias responsabilidades administrativas que possui, o síndico (e sua equipe) também tem a importante função de cuidar da obtenção, organização e guarda de documentos do condomínio, bem como dos registros do espaço.

Diante disso, é imprescindível estabelecer meios para realizar essa tarefa de  forma prática, organizada e segura.

Assim como uma empresa, um condomínio precisa manter uma série de documentos e registros para funcionar de acordo com as exigências legais. Além disso, como se trata de um espaço de moradias, o condomínio mantém ainda informações pessoais e documentos de todos os moradores, o que justifica um cuidado ainda maior com esses registros, especialmente após a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que estabelece regras (e penalidades) para quem lida com dados e informações pessoais.  .

Neste artigo, listamos os principais documentos do condomínio e qual a melhor forma de lidar com eles no dia a dia! 

Documentos de condomínio: quais são e como organizar!

Todo síndico sabe a responsabilidade que é organizar e armazenar documentos, seja dos moradores, seja do próprio condomínio. A ausência de algum documento, comprovante ou registro necessário pode acarretar diversos transtornos, especialmente agora com as novas regras da LGPD, prevendo punições e multas aos responsáveis. 

Confira os principais documentos do condomínio:

1. Documentos pessoais de moradores e funcionários

Todo condomínio precisa manter uma larga base de dados, com informações pessoais de todos os seus moradores e funcionários, como:

  • Documentos de identificação (RG, CPF ou CNH).
  • Registros fotográficos para reconhecimento e acesso.
  • Dados biométricos (impressões digitais, reconhecimento facial).
  • Documentos trabalhistas.

A qualquer momento – por questões administrativas ou mesmo uma fiscalização – o síndico pode precisar acessar essas informações, sendo importante tê-las bem organizadas, protegidas e de fácil acesso.

Sem dúvida, a digitalização é hoje um caminho quase obrigatório para quem lida com a manipulação e guarda de informações. Nesse sentido, muitos condomínios têm recorrido aos serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos.

Devido aos riscos envolvidos na guarda de documentos em papel, a microfilmagem e a digitalização de documentos sensíveis tem se mostrado uma grande aliada de síndicos e condomínios, para garantir a proteção e integridade das informações.

2. Comprovantes de pagamentos, orçamentos e contratos

Para sua própria proteção e para evitar custos adicionais, o condomínio precisa armazenar todos os comprovantes de pagamentos – luz, água, tributos e taxas, serviços de manutenção, entre outros. O mesmo serve para orçamentos de serviços e contratos.

Além de prevenir cobranças equivocadas, essa prática é pré-requisito para a boa gestão financeira do condomínio.

A lei 10.833/03, em seu artigo 30, determina a guarda obrigatória de documentos comprobatórios de pagamentos por serviços prestados ao condomínio, como DARFs de recolhimento de tributos pagos, COFINS, CSLL e PIS, com possíveis penalizações pela Receita Federal pela falta de tais comprovações.

Veja também:

Gestão de condomínios: 4 dicas para se organizar e ganhar tempo!

3. Regimento interno do condomínio

O regimento interno – juntamente com a convenção do condomínio – são os documentos mais importantes para delimitar as normas de funcionamento interno e as regras gerais que os condôminos devem seguir para a boa convivência.

Por isso, além de tê-los sempre de fácil acesso para dar ciência aos novos moradores, o síndico também precisará recorrer a estes documentos para resolver, de maneira justa, eventuais problemas e conflitos.

Esses documentos precisam ser mantidos por tempo indeterminado, tanto as atuais quanto as antigas versões.

Para garantir a máxima segurança e integridade desses documentos, o ideal é que eles sejam microfilmados em cartório.

4. Atas das assembleias

As atas das assembleias – ou atas de reuniões – são documentos fundamentais na realidade dos condomínios.

Nelas  se registra tudo o que foi decidido nas reuniões entre os condôminos, como ocorrências, deliberações, questionamentos e ressalvas. E, principalmente, são as atas de assembleia que comprovam que as reuniões efetivamente ocorreram.

Por tudo isso, é possível imaginar a importância vital desses documentos para a administração e proteção legal do condomínio.

A preservação da integridade desse documento deve ser uma prioridade para o síndico, já que qualquer mudança em seu conteúdo precisará passar novamente por votação dos condôminos em nova assembleia.

O prazo de guarda desses documentos é por tempo indeterminado.

Veja também:

Aplicativos para condomínio: dicas para facilitar o dia a dia do síndico!

5. Plantas do condomínio

As plantas, registros arquitetônicos e de engenharia do condomínio são documentos essenciais para garantir a segurança estrutural da edificação.

São informações importantes, às quais eventualmente é preciso recorrer sempre que for feita alguma construção, reforma estrutural ou intervenção nas instalações do condomínio, tanto nas áreas comuns quanto nas unidades individuais.

Nesse caso, é importante que o condomínio tenha esses registros de fácil acesso, caso precise, tanto em formato físico quanto digital.

A guarda desses documentos também deve ser mantida por tempo indeterminado.

Por quanto tempo devem ser mantidos os documentos?

Diferentes documentos exigem diferentes períodos de manutenção e guarda, variando de acordo com as possíveis necessidades de comprovações e provas, bem como as exigências legais.

Para te ajudar a ter uma referência de prazos dos principais documentos na rotina de um condomínio, confira o quadro abaixo:

DocumentoPrazo de manutenção
Apólice contra incêndios5 anos após vigência
Plantas do condomínioIndeterminado
Registros de prestações de contas10 anos
Atas das assembleias do condomínioIndeterminado
Contratos e orçamentos de obrasAté à data-limite da garantia contratual
Extratos bancários1 ano
Registros de vales-transporte10 anos
Registros de vale-alimentação10 anos
Documentos trabalhistasIndeterminado
Processos trabalhistasIndeterminado
Folhas de pagamento35 anos
Folhas de ponto6 anos
Contribuição sindical7 anos
Exames médicos de funcionários20 anos
DIRF7 anos
DARF PIS10 anos

Veja também:

4 responsabilidades do síndico que podem ser ajudadas pela terceirização!

Como a terceirização de serviços pode ajudar?

Como você viu, quando se trata dos documentos do condomínio, são muitas informações, dados e registros que precisam ser obtidos, organizados, protegidos e disponibilizados, quando necessário. E a figura central nesse processo é, sem dúvida, o síndico.

Todas essas responsabilidades consomem um tempo precioso desse gestor do condomínio, e quanto mais ele for capaz de delegar tarefas e responsabilidades, mais tempo terá para se dedicar às necessidades mais urgentes e essenciais dos moradores.

Nesse sentido, a terceirização de serviços do condomínio pode ser uma verdadeira parceira da gestão do síndico. Além de retirar a responsabilidade do síndico por atividades relacionadas a seleção, contratação e treinamento de funcionários do condomínio, com a contratação de profissionais capacitados e diferenciados, é possível delegar ainda mais tarefas, de forma que sobre mais tempo para o síndico efetivamente dar a atenção necessária à organização de documentos. 

O Grupo Griffo  tem mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos. 

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Condômino inadimplente: dicas de como o síndico deve proceder!

Condômino inadimplente (ou atraso nos pagamentos) é sempre uma questão desconfortável que síndicos de condomínio precisam lidar no dia a dia.

Com a pandemia da Covid-19 e seus graves impactos na economia do país, esse problema se intensificou ainda mais. A inadimplência nos condomínios dobrou em 2020, chegando a 14%, é o que mostra um levantamento da APSA, maior empresa de gestão condominial e negócios imobiliários do Rio de Janeiro.

Neste cenário tão complexo, é ainda mais importante que síndicos e administradores de condomínio estejam preparados para lidar com os atrasos nos pagamentos.

Neste artigo vamos te mostrar dicas de como contornar essas situações no seu condomínio de um jeito mais prático e eficiente.

Confira as dicas!

Medidas para prevenir a inadimplência no condomínio!

A prevenção é sempre o melhor caminho. Nos casos de inadimplência, o raciocínio é o mesmo.

Ter que cobrar moradores é sempre uma tarefa desconfortável e, em muitos casos, essa dinâmica acaba prejudicando a relação do síndico e da administração com seus condôminos, causando desconfortos ou a necessidade de medidas mais duras.

Portanto, antes de “comprar briga” e agir de fato, busque adotar medidas preventivas para impedir que a situação chegue a tal ponto. Dessa forma, todo mundo sai ganhando: você, os moradores e o condomínio!

1. Tenha uma boa organização financeira

Uma boa organização financeira é a base para todas as outras ações do condomínio. Para o combate à inadimplência, ter as finanças organizadas também é fundamental!

Com uma boa organização e planejamento financeiro, é possível ao condomínio fazer um mapeamento das unidades que pagam em dia e daquelas que costumam atrasar, bem como a média de dias de atraso de cada uma, possibilitando criar diferentes estratégias para cada caso.

Além disso, ter as finanças organizadas também permite ao condomínio ter um “colchão financeiro” suficiente para manter os serviços em dia, mesmo com os atrasos nos pagamentos.

Confira também:

Veja como a terceirização pode reduzir custos

2. Tenha regras claras para a inadimplência

O síndico precisa se certificar de que todo condômino tenha ciência das regras em relação à inadimplência. De preferência, já na chegada ao condomínio.

Além disso, é fundamental que essas regras sejam claras e de fácil compreensão, especialmente com relação à causa e efeito dos atrasos. Em outras palavras: quais as possíveis consequências.Após buscar orientação junto a uma assessoria especializada, tanto jurídica quanto em finanças condominiais, reúna as bases para discussão (e aprovação) em assembleia e trabalhe para que esse documento seja uma “construção coletiva” dos condôminos.Esse processo vai aumentar a sensação de pertencimento dos moradores nos problemas do condomínio, favorecendo a adesão de todos.

Condômino-inadimplente-como-resolver

Medidas para lidar com a inadimplência no condomínio!

Mesmo tomando medidas preventivas e ações para conscientizar os condôminos da importância de estarem em dia com os pagamentos e contribuírem com a saúde financeira do condomínio, ainda assim os atrasos podem acontecer.

E, como as despesas do condomínio são um rateio coletivo de custos, quando alguns moradores não pagam a sua parte, o prejuízo acaba sendo de todos.

Nesses casos, as ações do síndico já não terão o mesmo caráter educativo das dicas anteriores, mas medidas mais concretas, que induzam a regularização dos débitos.

1. Entenda as razões do atraso 

Antes de implementar qualquer sanção ou penalidade, é válido conversar com o morador inadimplente para entender os motivos do atraso. Como sabemos, a crise provocada pela pandemia do novo coronavírus tem trazido dificuldades financeiras para muitas famílias, impactando a capacidade de pagamento dos moradores.

Ao fazer esse movimento, o síndico sinaliza ao condômino que seu interesse não é em puni-lo, mas em procurar soluções para os débitos, de uma forma que atenda às necessidades do morador e do condomínio.

Inclusive, uma tendência das administrações de condomínios tem sido optar por medidas mais criativas para facilitar a regularização dos débitos, em vez de partirem para ações judiciais, já que os custos com a Justiça muitas vezes não compensam os valores a receber.

No entanto, caso essas tentativas mais amigáveis e conciliadores falhem, o síndico não pode deixar descumprir o Código Civil, em seu artigo 1.348, que define que ele tem a obrigação de fazer cumprir as regras definidas em convenção, sob pena de ser responsabilizado por omissão, caso não cobre os pagamentos inadimplentes.

Veja também:

5 problemas comuns em condomínios e como o síndico pode contorná-los

2. Não deixe de agir, se necessário!

Caso as ações anteriores falhem e, ainda assim, os débitos permaneçam, é hora de agir em favor do bem coletivo, fazendo uso das medidas previstas em lei.

Dentre as principais medidas que podem ser tomadas nesses casos, estão:

  • Enquanto estiver com débitos pendentes com o condomínio, o morador inadimplente pode ficar proibido de votar ou ser votado nas assembleias, o que também o impede de se candidatar para cargos dentro do condomínio.
  • Multa de até 2% ao mês, sobre os valores devidos, de acordo com o que foi definido em assembleia.
  • Outra medida possível é o condomínio fazer o protesto da dívida, que é uma medida comercial, visando pressionar o devedor a fazer a quitação. A principal consequência é a perda de crédito do devedor junto ao comércio e aos bancos, o famoso “ficar com o nome sujo na praça”.
  • Como medida extrema, é possível buscar junto à Justiça a execução da dívida condominial, ou seja, acionar o judiciário para obrigar o devedor a quitar os seus débitos, sob pena de penhora de bens. Essa medida costuma ser mais rápida que a Ação de Cobrança, já que a Justiça pode obrigar a quitação em até 3 dias.

As melhores práticas para gerenciar o condomínio, facilitando o dia a dia do síndico, estão no nosso “Guia do Síndico”.

Clique para baixar gratuitamente!

Condômino inadimplente: a terceirização pode ajudar!

Como vimos neste artigo, existem diversas ações – preventivas e repressivas – que o síndico pode realizar, tanto para evitar que os atrasos nos pagamentos ocorram quanto para lidar com o condômino inadimplente.

Essa é só mais uma das inúmeras atribuições que o síndico tem no dia a dia, além de todas as outras igualmente importantes.

Nesse sentido, contar com a terceirização de serviços do condomínio pode trazer inúmeros benefícios, desde a redução de custos – contribuindo para manter as contas em dia, apesar dos atrasos – até a liberação de tempo do síndico, para agir de forma mais efetiva sobre a inadimplência.

Com a terceirização, diversas obrigações relacionadas à seleção, contratação, treinamento, substituições por faltas e burocracias trabalhistas ficam todas a cargo da empresa de terceirização. 

Caso você tenha percebido o quanto a terceirização pode ser benéfica para seu condomínio – e para sua gestão, como síndico – considere o Grupo Griffo como sua prestadora de serviços condominiais.

Com mais de 30 anos de atuação no mercado, temos larga experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos.

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LGPD nos condomínios: um guia que todo síndico deve ler!

Em setembro de 2020, entrou em vigor a chamada Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Essa lei tem o objetivo de proteger os dados dos cidadãos contra vazamentos não autorizados. Com a internet e as novas tecnologias, armazenar dados com segurança se tornou pré-requisito para qualquer relação de confiança na prestação de serviços.

O alvo principal dessa legislação é o uso dos dados pelas empresas, porém, não fica claro na legislação se condomínios – que também são pessoas jurídicas – podem vir a ser responsabilizados por infringir pontos dessa lei.

A lei aprovada no Brasil foi em boa parte baseada em legislação semelhante, utilizada na Europa (a GDPR). E, nessa legislação, condomínios são, sim, obrigados a cumprir as mesmas diretrizes das empresas.

Nesse cenário, o síndico tem um papel fundamental. Como não há total clareza quanto à aplicação da lei, é importante adequar os procedimentos do condomínio, para evitar possíveis multas ou ações judiciais de moradores, com base nessa legislação.

Para ajudar os síndicos nessa tarefa, neste artigo vamos mostrar os principais itens da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, que precisam ser observados pelos condomínios!

LGPD nos condomínios: qual o impacto em sua gestão como síndico?

De acordo com a nova lei, já em vigor, além de possível multa, caso haja vazamentos de dados não autorizados, a empresa responsável (ou o condomínio) deverá dar publicidade ao ocorrido, para que os envolvidos tenham ciência de que seus dados foram vazados.

Para se adaptar às exigências, nossa dica é: invista em tecnologia de segurança de dados e fique atento aos seguintes pontos: 

  • Para coletar dados de qualquer tipo, mesmo que seja em papel ou formulário digital, de moradores ou visitantes, deve-se deixar claro o motivo do procedimento.
  • Os usuários devem consentir e autorizar que seja mantida uma base de dados com informações pessoais de cada um. 
  • Dados e informações de menores de 16 anos só podem ser coletados com a anuência expressa dos pais ou dos responsáveis legais.

Veja também:

Gestão de condomínios: 4 dicas para se organizar e ganhar tempo!

  • Os usuários têm total direito de acesso aos seus dados pessoais mantidos pela administração, bastando uma solicitação. Também é possível solicitar alterações ou até a exclusão de suas informações pessoais do banco de dados. 
  • Caso haja vazamento de dados, é preciso dar publicidade ao ocorrido, a fim de que os proprietários dos dados tenham ciência do fato.
  • Caso haja vazamento de dados por uma empresa parceira – administradora, portaria remota ou empresa terceirizada – essa empresa responderá legalmente pelo vazamento. 
  • É preciso ter uma política de privacidade, elaborada de acordo com a nova lei, e torná-la pública aos usuários. 

Esses são os principais aspectos da LGPD que todo síndico precisa conhecer, para que o condomínio possa se organizar e não se ver envolvido em situações delicadas, inclusive com a possibilidade de pagamento de multas ou ações judiciais.

Vale lembrar, no entanto, que listamos aqui apenas alguns pontos mais relevantes, mas é extremamente indicado que o condomínio busque orientação jurídica especializada, para entender de que forma essa nova legislação afeta a realidade específica do condomínio e possam ser tomadas as medidas necessárias para adequação. 

Conheça boas práticas na gestão de condomínios, baixando gratuitamente o nosso “Guia do Síndico“.

Como a terceirização pode ajudar no cumprimento da LGPD

Neste artigo, levantamos alguns possíveis impactos da LGPD nos condomínios, com pontos da nova lei que precisam ser observados pelo síndico e discutidos com uma equipe jurídica especializada, para implementação de ações e possíveis adequações.

Como vimos, após a vigência dessa nova legislação, tanto o condomínio quanto empresas parceiras e prestadoras de serviço precisam estar alinhadas e zelosas pela privacidade dos moradores e de suas informações pessoais.

Neste sentido, mais do que nunca é importante contar com empresas sólidas, com experiência comprovada na prestação de bons serviços e seriedade no cumprimento das normas e da legislação. É uma segurança a mais para o condomínio.

Além disso, com novas atribuições e preocupações para o síndico – como as mudanças exigidas pela LGPD – é sempre bem-vindo poder terceirizar parte de suas responsabilidades, como a seleção, contratação e treinamento de funcionários, assim como possíveis substituições, por faltas e afastamentos.

———————–

O Grupo Griffo está há mais de 30 anos no mercado, oferecendo serviços de terceirização com excelência. Se você, como síndico, está em busca de uma empresa de terceirização para facilitar a sua gestão e que esteja atenta às responsabilidades da nova Lei Geral de Proteção de Dados, o Grupo Griffo certamente atenderá suas expectativas!

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Como gerenciar os funcionários do condomínio

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Aplicativos para condomínio: dicas para facilitar o dia a dia do síndico!

Faz parte do dia a dia do síndico resolver problemas, falar com muitas pessoas, gerenciar demandas, cuidar de pagamentos, entre outras funções. Não é uma rotina tranquila, em boa parte do tempo.

Sabendo disso, vale muito a pena investir em aplicativos para condomínio, softwares e plataformas que facilitem a rotina atarefada do síndico e otimizem o tempo de trabalho no condomínio. Afinal, toda boa gestão busca processos mais ágeis e organizados. 

Neste artigo, vamos te apresentar boas opções de sistemas e ferramentas que podem ser utilizados pelo síndico do condomínio para otimizar sua gestão e melhorar a administração como um todo. Não perca essa leitura! 

Por que todo síndico deveria usar aplicativos para condomínio?

Antes de tudo, é importante ressaltar que a tecnologia hoje faz parte de todos os aspectos da vida, sendo uma grande aliada no ganho de tempo e simplificação de tarefas.

Muitos síndicos, no entanto, especialmente de gerações anteriores, ainda têm certa resistência quanto ao uso de novas ferramentas, preferindo gerir o condomínio da forma tradicional, com anotações em meios físicos e uso de recursos manuais. 

O importante aqui é perceber que o uso de recursos digitais tem o potencial de beneficiar não somente o trabalho do síndico, mas também os serviços prestados aos moradores, que colherão os frutos de uma administração mais eficiente, ágil e transparente.

Entre os principais ganhos e vantagens do uso da tecnologia, podemos citar:

  • Automação de processos internos do condomínio.
  • Ganho de tempo.
  • Maior eficiência, já que reduz as chances de erros.
  • Maior transparência, com a geração de relatórios e demonstrativos.
  • Fluxo de caixa mais organizado.
  • Setores do condomínio trabalhando de forma integrada.
  • Redução de custos.

Por isso, nossa dica é: não ignore a oportunidade de melhorar sua administração, torná-la mais organizada e eficiente. Além dos moradores, você (síndico) também ganha com isso, e, certamente, com os aplicativos, a rotina administrativa será bem menos estressante. 

Saiba mais:

Gestão de condomínios: 4 dicas para se organizar e ganhar tempo

Aplicativos para condomínio

Separamos algumas opções de aplicativos, gratuitos e pagos, que certamente vão fazer diferença na otimização da sua gestão de condomínio. Confira nossa lista:

Aplicativos gratuitos

  • Evernote: uma das melhores ferramentas online de anotações e registro de informações. Disponível para computador e celular, permite fazer anotações rápidas – em áudio, texto e imagens – sempre que surgir necessidade.
  • Trello: ferramenta de gerenciamento de projetos, que pode ser utilizada individualmente ou por um time de colaboradores. 
  • Zoom: útil mais do que nunca em tempos de pandemia, essa ferramenta de videochamadas é uma das melhores disponíveis hoje. Permite, por exemplo, que você faça reuniões do condomínio de maneira online.
  • Oitchau: é o sistema de controle de ponto que economiza dinheiro e tempo em tempo real. Trata-se de uma ferramenta muito útil para monitorar e fazer registros do expediente dos funcionários do condomínio. 
  • Google Agenda: integrado à sua conta no Gmail, o Google Agenda é uma mão na roda para quem lida com compromissos e horários marcados, como síndicos e gestores.
  • Google Drive: mais uma ferramenta gratuita da suíte Google, o Drive é uma ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos que pode organizar e otimizar bastante sua rotina diária com documentos e arquivos.
  • CamScanner: o tempo de acumular papeladas tem ficado para trás. Com essa aplicação, é possível digitalizar e guardar (no Google Drive, por exemplo) todos os documentos importantes e depois acessá-los onde e quando você precisar.

Saiba mais:

5 problemas comuns em condomínios e como o síndico pode contorná-los

5 erros na portaria, que causam problemas no condomínio (e como evitá-los)!

Aplicativos pagos

Existem ainda aplicativos pagos que são especializados na gestão de condomínios. Entre os principais, podemos citar: 

  • uCondo: plataforma que integra comunicação, gestão e recursos de segurança, tudo num só lugar, com o objetivo de simplificar a gestão de condomínios. 
  • Ethos Condominium: aplicativo de gestão de condomínios com recursos de biometria digital, reservas de ambientes, ocorrências on-line, classificados internos, controle de encomendas, assembléias virtuais, entre muitas outras funções. 
  • Superlógica: software de gestão para administração de condomínios, imobiliárias, escolas e negócios que cobram assinaturas e pagamentos recorrentes.
  • Vila 21: aplicativo de condomínio que permite reservar espaços, solicitar 2ª via de boleto, visualizar a prestação de contas, entre outros recursos.
  • Organize meu condomínio: neste aplicativo os moradores do seu condomínio podem interagir com sua administração, reservar espaços de uso comum e ser notificados sobre o recebimento de encomendas ou visitantes.

Conheça boas práticas para gerenciar seu condomínio, facilitando o seu dia a dia e trazendo benefícios aos moradores, baixando gratuitamente nosso “Guia do Síndico”!

A terceirização também facilita o dia a dia do síndico!

Além dos aplicativos para condomínio que listamos neste artigo, outra opção para facilitar o dia a dia do síndico é sem dúvida a terceirização de serviços.

Com a terceirização, a empresa contratada ficará responsável por diversas obrigações com relação aos funcionários, que antes seriam responsabilidade do síndico, como seleção, contratação e treinamento, além da folha de pagamento desses profissionais, encargos trabalhistas, substituições, entre outras.

Dessa forma, a gestão do síndico acaba sendo beneficiada como um todo, havendo ganhos diretos na qualidade e eficiência da prestação dos serviços aos moradores.

Mas vale lembrar que a escolha criteriosa da empresa prestadora é fundamental para que seu condomínio possa colher os frutos da terceirização e ter uma boa experiência com esse serviço tão vantajoso.

Prefira uma empresa com tradição, que seja preocupada com o treinamento e a capacitação constantes dos seus funcionários, tenha uma boa carteira de clientes e experiência na prestação de serviços para condomínios como o seu.

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O Grupo Griffo é uma empresa com mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos. 

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