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Aplicativos para condomínio: dicas para facilitar o dia a dia do síndico!

Faz parte do dia a dia do síndico resolver problemas, falar com muitas pessoas, gerenciar demandas, cuidar de pagamentos, entre outras funções. Não é uma rotina tranquila, em boa parte do tempo.

Sabendo disso, vale muito a pena investir em aplicativos para condomínio, softwares e plataformas que facilitem a rotina atarefada do síndico e otimizem o tempo de trabalho no condomínio. Afinal, toda boa gestão busca processos mais ágeis e organizados. 

Neste artigo, vamos te apresentar boas opções de sistemas e ferramentas que podem ser utilizados pelo síndico do condomínio para otimizar sua gestão e melhorar a administração como um todo. Não perca essa leitura! 

Por que todo síndico deveria usar aplicativos para condomínio?

Antes de tudo, é importante ressaltar que a tecnologia hoje faz parte de todos os aspectos da vida, sendo uma grande aliada no ganho de tempo e simplificação de tarefas.

Muitos síndicos, no entanto, especialmente de gerações anteriores, ainda têm certa resistência quanto ao uso de novas ferramentas, preferindo gerir o condomínio da forma tradicional, com anotações em meios físicos e uso de recursos manuais. 

O importante aqui é perceber que o uso de recursos digitais tem o potencial de beneficiar não somente o trabalho do síndico, mas também os serviços prestados aos moradores, que colherão os frutos de uma administração mais eficiente, ágil e transparente.

Entre os principais ganhos e vantagens do uso da tecnologia, podemos citar:

  • Automação de processos internos do condomínio.
  • Ganho de tempo.
  • Maior eficiência, já que reduz as chances de erros.
  • Maior transparência, com a geração de relatórios e demonstrativos.
  • Fluxo de caixa mais organizado.
  • Setores do condomínio trabalhando de forma integrada.
  • Redução de custos.

Por isso, nossa dica é: não ignore a oportunidade de melhorar sua administração, torná-la mais organizada e eficiente. Além dos moradores, você (síndico) também ganha com isso, e, certamente, com os aplicativos, a rotina administrativa será bem menos estressante. 

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Aplicativos para condomínio

Separamos algumas opções de aplicativos, gratuitos e pagos, que certamente vão fazer diferença na otimização da sua gestão de condomínio. Confira nossa lista:

Aplicativos gratuitos

  • Evernote: uma das melhores ferramentas online de anotações e registro de informações. Disponível para computador e celular, permite fazer anotações rápidas – em áudio, texto e imagens – sempre que surgir necessidade.
  • Trello: ferramenta de gerenciamento de projetos, que pode ser utilizada individualmente ou por um time de colaboradores. 
  • Zoom: útil mais do que nunca em tempos de pandemia, essa ferramenta de videochamadas é uma das melhores disponíveis hoje. Permite, por exemplo, que você faça reuniões do condomínio de maneira online.
  • Oitchau: é o sistema de controle de ponto que economiza dinheiro e tempo em tempo real. Trata-se de uma ferramenta muito útil para monitorar e fazer registros do expediente dos funcionários do condomínio. 
  • Google Agenda: integrado à sua conta no Gmail, o Google Agenda é uma mão na roda para quem lida com compromissos e horários marcados, como síndicos e gestores.
  • Google Drive: mais uma ferramenta gratuita da suíte Google, o Drive é uma ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos que pode organizar e otimizar bastante sua rotina diária com documentos e arquivos.
  • CamScanner: o tempo de acumular papeladas tem ficado para trás. Com essa aplicação, é possível digitalizar e guardar (no Google Drive, por exemplo) todos os documentos importantes e depois acessá-los onde e quando você precisar.

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Aplicativos pagos

Existem ainda aplicativos pagos que são especializados na gestão de condomínios. Entre os principais, podemos citar: 

  • uCondo: plataforma que integra comunicação, gestão e recursos de segurança, tudo num só lugar, com o objetivo de simplificar a gestão de condomínios. 
  • Ethos Condominium: aplicativo de gestão de condomínios com recursos de biometria digital, reservas de ambientes, ocorrências on-line, classificados internos, controle de encomendas, assembléias virtuais, entre muitas outras funções. 
  • Superlógica: software de gestão para administração de condomínios, imobiliárias, escolas e negócios que cobram assinaturas e pagamentos recorrentes.
  • Vila 21: aplicativo de condomínio que permite reservar espaços, solicitar 2ª via de boleto, visualizar a prestação de contas, entre outros recursos.
  • Organize meu condomínio: neste aplicativo os moradores do seu condomínio podem interagir com sua administração, reservar espaços de uso comum e ser notificados sobre o recebimento de encomendas ou visitantes.

Conheça boas práticas para gerenciar seu condomínio, facilitando o seu dia a dia e trazendo benefícios aos moradores, baixando gratuitamente nosso “Guia do Síndico”!

A terceirização também facilita o dia a dia do síndico!

Além dos aplicativos para condomínio que listamos neste artigo, outra opção para facilitar o dia a dia do síndico é sem dúvida a terceirização de serviços.

Com a terceirização, a empresa contratada ficará responsável por diversas obrigações com relação aos funcionários, que antes seriam responsabilidade do síndico, como seleção, contratação e treinamento, além da folha de pagamento desses profissionais, encargos trabalhistas, substituições, entre outras.

Dessa forma, a gestão do síndico acaba sendo beneficiada como um todo, havendo ganhos diretos na qualidade e eficiência da prestação dos serviços aos moradores.

Mas vale lembrar que a escolha criteriosa da empresa prestadora é fundamental para que seu condomínio possa colher os frutos da terceirização e ter uma boa experiência com esse serviço tão vantajoso.

Prefira uma empresa com tradição, que seja preocupada com o treinamento e a capacitação constantes dos seus funcionários, tenha uma boa carteira de clientes e experiência na prestação de serviços para condomínios como o seu.

———————-

O Grupo Griffo é uma empresa com mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos. 

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O papel do síndico na administração de conflitos: 6 dicas para a gestão do dia a dia!

Além de cuidar da gestão e dos serviços do condomínio, necessários ao bem-estar dos moradores, o síndico também precisa saber administrar conflitos. Afinal, em um ambiente habitado por tantas pessoas compartilhando os mesmos espaços, é normal que haja divergências – animais de estimação, assembleias, queixas de barulho…

O papel do síndico na administração de conflitos vai desde criar um ambiente mais harmonioso, com regras e orientações que reduzam as chances de problemas, indo até a habilidade para solucioná-los, caso  ocorram.

Quando não resolvidos, pequenos conflitos podem acabar se tornando grandes problemas, gerando desgastes que poderiam ter sido evitados, se tivessem a condução correta. 

Neste artigo, vamos trazer 6 dicas práticas para ajudar os síndicos a administrar melhor possíveis conflitos no dia a dia do condomínio. Acompanhe!

6 dicas para resolver conflitos

Como gestor de um condomínio, muitas vezes o síndico precisará mediar conflitos e procurar resolvê-los. Vale lembrar, no entanto, que essa atuação se restringe às situações com potencial de interferir, direta ou indiretamente, no bom funcionamento do condomínio, na prestação de algum serviço, no trabalho dos funcionários e coisas do tipo.

Em casos de conflitos interpessoais, domésticos ou questões que digam respeito apenas a às pessoas envolvidas, não é responsabilidade do síndico se envolver, apesar de ser importante estar a par do que se passa nas dependências do condomínio.

Confira nossas dicas sobre como lidar com conflitos em seu condomínio:

  1. Estabeleça normas claras

Muitos conflitos em condomínios ocorrem por falta de regras claras para o uso do espaço.

Estabelecer normas e regras de convivência, tornando-as do conhecimento de todos (horários, animais de estimação, uso dos espaços) é um grande passo para evitar conflitos.

Trabalhe para que todas as regras sejam acessíveis e de fácil consulta, tanto por meio impresso quanto por meios digitais.

Quando o condomínio define essas regras e as reforça regularmente junto aos moradores, isso não só previne como facilita a resolução de conflitos que venham a ocorrer, já que os próprios moradores terão essa referência para consultar e esclarecer possíveis divergências.

Isso pode, inclusive, vir a dispensar a intervenção do síndico. O que é o ideal. O bom síndico é aquele que trabalha para tornar seu condomínio autossustentável, e não um ambiente que dependa dele para tudo.

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  1. Escute todos os lados

É fundamental para o síndico, na resolução de conflitos, ouvir todos os lados envolvidos antes de tomar decisões.

Mesmo que um lado esteja claramente descumprindo regras do condomínio, é importante que o síndico escute essa parte e o deixe expor suas razões e visões sobre a situação para, só então se posicionar.

Ao fazer isso, o síndico passa aos condôminos uma impressão de imparcialidade, o que é fundamental para sua relação com os moradores. Além disso, ouvir ambos os lados pode trazer insights ao gestor de que, talvez, alguma regra pode não estar muito clara e precisa ser reforçada.

Além disso, é importante não agir baseado apenas em informações de terceiros. Sempre que possível, ouça os próprios envolvidos.

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  1. Se necessário, peça ajuda

Nem sempre será possível ao síndico, sozinho, resolver todos os conflitos que surjam dentro do condomínio. Em alguns casos, será preciso recorrer a terceiros para viabilizar a solução.

Em situações em que não haja consenso quanto a determinada decisão do condomínio, e que os moradores estejam divididos, pode ser importante buscar um especialista para trazer sua visão – técnica e imparcial – quanto àquele tema. Isso costuma ajudar bastante.

Ou então, em situações nas quais um conflito possa já ter fugido ao controle, inclusive com risco à integridade física de pessoas e do patrimônio do condomínio, não tente resolver sozinho. 

Caso seu condomínio possua esse serviço, sempre recorra à equipe de segurança. Em situações mais extremas, não hesite em recorrer à intervenção policial, se for o caso.

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  1. Viabilize a negociação

O principal papel do síndico num conflito é ser um mediador e viabilizar a negociação entre as partes.

Para isso, procure compreender as motivações e possíveis razões de todos os lados envolvidos, da forma mais completa possível, para que você tenha condições de propor soluções pertinentes ou mesmo facilitar o diálogo, a fim de que os próprios moradores cheguem a um consenso.

Tenha sempre uma atitude acolhedora e apaziguadora. Acredite, a sua postura será vista como referência para muitas pessoas de como elas também devem agir.

Além de um gestor, o síndico é também um símbolo! 

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  1. Registre todo o processo

Documentar todo o processo, do conflito à solução, deve ser um procedimento padrão no condomínio.

Esse histórico pode funcionar como uma fonte de aprendizados para você mesmo no futuro ou para outro síndico que venha a assumir.

Além disso, caso certas situações se repitam e seja necessário ao condomínio agir em relação a indisciplinas e maus comportamentos de moradores, esse tipo de registro pode funcionar como um respaldo importante para possíveis decisões.

  1. Postura e respeito, mesmo nos conflitos

Nunca é demais lembrar que todas essas estratégias e ações têm como base o respeito e a cordialidade entre todos.

Mesmo em situações de conflito, o síndico deve sempre procurar ter uma atitude respeitosa e manter uma postura conciliadora, além de incentivar essa mesma atitude por parte dos moradores.

Trabalhe para que, no seu condomínio, o apreço por um convívio harmonioso seja uma realidade cotidiana. Reforce essa postura junto aos funcionários do condomínio para que eles também tenham uma atitude cordial e simpática no trato com os condôminos.

Em um ambiente de respeito mútuo, a intervenção do síndico na resolução de conflitos será muito menos necessária. O que é ótimo!

Conheça boas práticas na gestão de condomínios, baixando gratuitamente o nosso “Guia do Síndico”.  

Vantagens da terceirização para gestão de conflitos

Além de todas essas dicas e ideias, existe uma opção muito eficiente para facilitar a administração de conflitos num condomínio: a terceirização de serviços. 

Sabe-se quea terceirização facilita muito a rotina do síndico, influenciando e facilitando a gestão de conflitos. 

A terceirização, por exemplo, tira das mãos do síndico a obrigação de selecionar, contratar e treinar funcionários; tarefa que consome tempo, gera desgastes e preocupações, não ajudando em nada na rotina de alguém que precisa ser um ponto de equilíbrio do condomínio.

Além disso, ao contar com a mão de obra especializada de uma empresa de terceirização, os moradores podem experimentar uma melhora na prestação dos serviços, o que aumenta o nível de satisfação e reduz as chances de reclamações e conflitos.

Outra vantagem é que, a obrigação por eventuais substituições de funcionários fica a cargo da prestadora, livrando o síndico do desgaste de procurar um substituto de forma inesperada e evitando que os moradores sejam privados da prestação do serviço.

Para poder contar com todos esses benefícios da terceirização, no entanto, é importante contar com uma empresa que seja capaz de corresponder às expectativas e necessidades do seu condomínio, prestando com excelência os serviços contratados. 

———————-

Desde serviços de portaria até a segurança de grandes eventos internacionais ou embaixadas, o Grupo Griffo está alinhado com o que há de mais moderno em termos de equipamentos, recursos e treinamento de pessoal, a fim prestar serviços com a mais alta qualidade e com o planejamento adequado para a realidade de cada cliente.

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5 problemas comuns em condomínios e como o síndico pode contorná-los!

Gerir um condomínio exige do síndico saber lidar com problemas e imprevistos.

Por mais que o planejamento de funções e rotinas de trabalho seja bem-feito, volta e meia será necessário contornar adversidades de maneira rápida e objetiva, a fim de não prejudicar o bem-estar dos moradores. 

Se você é síndico ou administrador de condomínio e também está tendo dificuldade para lidar com esses contratempos recorrentes, neste artigo vamos te mostrar 5 problemas comuns em condomínios e o que o síndico pode fazer nestes casos para contorná-los. 

Acompanhe o artigo até o final e confira nossas dicas. 

5 problemas comuns em condomínios

Todo condomínio passa por problemas e contratempos. Não há como evitar. No entanto, a forma como os problemas são contornados, evitados ou resolvidos é o que diferencia uma boa gestão de outra nem tanto assim.

Para que sua gestão faça parte desse primeiro grupo, confira  cinco dificuldades comuns em condomínios e como contorná-las. 

1. Má gestão financeira 

A gestão financeira é o pilar de uma boa gestão. Quando essa parte vai mal, todo o resto fica comprometido e, em algum momento, outros problemas começam a surgir.

Moradores vão começar a reclamar da falta de orçamento para investir nos serviços do condomínio, os salários dos funcionários podem atrasar (gerando insatisfação na equipe), ou mesmo pode faltar dinheiro para contratar funcionários, realizar manutenções, comprar equipamentos, entre outras coisas.

As palavras de ordem para evitar essa situação são: planejamento e organização!

Planeje e preveja todas as possíveis receitas e despesas no prazo mais longo possível, e adote estratégias para cumprir esse planejamento, seja atacando a inadimplência, negociando  antecipadamente compras e aquisições e fazendo o possível para manter as contas na rota planejada.

Já com relação à organização, o mais importante aqui são as anotações e registros. Tudo o que entra e sai do caixa do condomínio tem que ser registrado. Isso garante organização e traz transparência para sua gestão. E não estamos falando só das grandes despesas, mas de todas.

Acredite, isso faz diferença!

2. Falta de tecnologia e boas ferramentas de trabalho

Uma boa gestão precisa de boas ferramentas. A maioria dos problemas comuns em condomínios são causados pela falta de investimento em tecnologia e ferramentas adequadas de trabalho.

Pesquise e converse com os funcionários do condomínio, para se certificar de que eles tenham à disposição as melhores ferramentas de trabalho para exercerem suas funções adequadamente.

A falta de EPIs, por exemplo, pode comprometer a segurança de sua equipe e ainda gerar consequências legais e trabalhistas para o condomínio.

Também é importante fazer essa pergunta a si mesmo. Boas ferramentas de gestão também são muito importantes para a organização do trabalho do próprio síndico. 

Hoje existem inúmeros softwares e plataformas de gestão condominial especificamente focados em produtividade, organização e automação. Esses recursos podem e devem ser utilizados para ajudar nas demandas de gerenciamento do condomínio.

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3. Funcionários pouco capacitados

Em qualquer tipo de gestão, funcionários mal treinados são sempre um problema. Em um condomínio, não é diferente. 

E aqui estamos falando desde  habilidades técnicas para suas funções, até a postura diante do trabalho e no trato com os moradores.

A solução para isso começa lá atrás, com o processo de seleção. Ao selecionar e analisar possíveis candidatos, avalie tanto o que esse profissional já traz de bagagem quanto seu perfil pessoal e sua capacidade de aprender.

Após isso, outro ponto é a atenção e a supervisão do síndico para acompanhar a execução dos serviços do condomínio e perceber possíveis pontos de melhoria. E agir sobre eles.

Finalmente, não economize tempo nem dinheiro na qualificação e no aperfeiçoamento de sua equipe. Esse é um dos melhores investimentos que você pode fazer pelos moradores e pela sua própria gestão.

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4. Faltas dos funcionários

Mesmo quando um funcionário do condomínio falta sem justificativa (e sem avisar), esse problema acaba caindo no colo do síndico.

Dependendo da função do funcionário faltante, é crucial que o síndico tome providências com agilidade, pois algumas horas sem determinados funcionários (o porteiro, por exemplo) já podem colocar em risco o bem-estar dos moradores, assim como a segurança e o bom funcionamento dos serviços do condomínio. 

Para lidar com as faltas, algumas medidas são importantes:

  • Mantenha um bom canal de comunicação com sua equipe e, para isso, estabeleça um procedimento padrão para avisos de faltas e emergências. Dessa forma, fica mais fácil se programar para eventuais substituições.
  • Prefira contratar funcionários com indicação. Ao conhecer melhor o histórico do candidato, é possível ter mais segurança quanto ao nível de comprometimento desse profissional.
  • Tenha equipes preparadas (e treinadas) para eventualidades. Não estamos falando aqui de sobreposição de funções, mas sim de funções semelhantes sendo capazes de suprir uma situação de emergência.  

Nesse contexto, a terceirização de serviços é a melhor alternativa para resolver de uma vez o problema das faltas. Caso um funcionário falte, a prestadora fará a substituição imediata do profissional. Uma preocupação a menos para o síndico. 

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5. Comunicação ruim

Uma boa comunicação possibilita resolver mais facilmente todo tipo de problema.

Como síndico, é sua função estabelecer um bom diálogo com funcionários e moradores, além de gerenciar esses grupos diante dos problemas, sendo um agente apaziguador.

Manter um bom diálogo com seus funcionários facilita a rotina do dia a dia, previne a ocorrência de problemas, além de facilitar a resolução de outros.

Além disso, caso surjam emergências, é preciso que o síndico tenha um canal de comunicação rápido e eficiente, capaz de localizar e notificar as pessoas certas da sua equipe, para uma rápida resolução do problema. 

com os moradores, uma boa interlocução pode facilitar a sua gestão. Quanto mais eficiente for sua comunicação, maior será a compreensão dos moradores de suas obrigações e responsabilidades, e menos problemas serão gerados.

Conheça boas práticas na gestão de condomínios, baixando gratuitamente o nosso “Guia do Síndico”. 

Como a terceirização ajuda a resolver problemas comuns em condomínio?

Tanto os 5 problemas listados neste artigo quanto todos os outros presentes no dia a dia de um condomínio podem ser resolvidos ou evitados com organização, planejamento e o comprometimento de todos.

No entanto, nenhuma solução resolve melhor os problemas comuns em condomínios (facilitando a vida do síndico) do que a terceirização de serviços.

Isso porque, ao dar esse passo na sua gestão, várias obrigações que antes ficavam a cargo do síndico passam a ser responsabilidade da empresa contratada: obrigações trabalhistas, treinamento de funcionários, substituições em caso de faltas, aquisição de materiais e equipamentos de EPI…

Sem contar a economia financeira, tanto com processos de seleção e contratação de funcionários quanto despesas trabalhistas e previdenciárias, como férias, INSS, 13º, abonos, vales-transporte, já que o profissional é contratado pela prestadora, não pelo condomínio.

Além disso, a terceirização dos serviços otimiza o tempo e facilita a gestão do síndico, beneficiando os moradores, que passam a contar com mão de obra especializada, treinada por uma empresa que é especialista nessas atividades. 

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O que avaliar antes de contratar uma empresa de terceirização de serviços

Terceirização de serviços: escolha uma boa parceira

Esperamos que as dicas contidas neste artigo possam ser úteis para te ajudar e resolver (ou prevenir) alguns desses problemas. Sabe-se que quando todos no condomínio se comprometem e entendem seu papel,  situação difíceis podem ser resolvidas muito mais facilmente.

No entanto, é importante ressaltar que a solução mais prática, eficiente e econômica para os problemas comuns em condomínios (inclusive alguns deste artigo) é, sem dúvida, a terceirização de serviços

Ao terceirizar, faça uma escolha cuidadosa, avaliando o histórico, a estrutura e a experiência da prestadora, inclusive no atendimento de condomínios como o seu. Assim você garante que seu condomínio vai aproveitar todos os benefícios da terceirização.

O Grupo Griffo é uma empresa com mais de 30 anos de atuação, com experiência em atender condomínios de diversos portes, com diferentes realidades e necessidades. Estamos constantemente investindo na melhoria dos nossos serviços, na qualificação dos nossos funcionários e na modernização dos nossos equipamentos. 

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